2.10. Círculos de calidad.

2.10. Círculos de calidad.

El objetivo de este trabajo es dar una visión general acerca de los Círculos de Calidad de forma que quede claro para qué sirven y cómo llevar a cabo una estrategia para su implantación en una empresa.

 Definición

 Es un pequeño grupo de empleados que realizan un trabajo igual o similar en un área de trabajo común, y que trabajan para el mismo supervisor, que se reúnen voluntaria y periódicamente, y son entrenados para identificar, seleccionar y analizar problemas y posibilidades de mejora relacionados con su trabajo, recomendar soluciones y presentarlas a la dirección, y, si ésta lo aprueba, llevar a cabo su implantación.

 Atributos del Círculo de Calidad

- La participación en el Círculo de Calidad es voluntaria.

- Son grupos pequeños, de 4 a 6 personas en talleres pequeños, de 6 a 10 en talleres medianos y de 8 a 12 en talleres grandes.

  Los miembros del Círculo de Calidad realizan el mismo trabajo o trabajos relacionados lógicamente, es decir, suelen formar parte de un equipo que tiene objetivos comunes.

- Los Círculos de Calidad se reúnen periódicamente para analizar y resolver problemas que ellos mismos descubren o que le son propuestos a su jefe.

- Cada Círculo de Calidad tiene un jefe que es responsable del funcionamiento del Círculo. Dicho jefe es por lo general, un supervisor que recibe formación especial relativa a las actividades del Círculo.

- La junta de gobierno de la dirección establece los objetivos, política y pautas de las actividades de los

Círculos de Calidad, y sustenta el sistema de los círculos mediante los recursos adecuados y el interés de la dirección.

2.9. Controles Administrativos (generación de políticas y diseño de procedimientos).

ADMINISTRATIVO

El control administrativo tiene como función central medir los resultados logrados en la etapa de ejecución, comparar estos resultados con los estándares derivados de los objetivos definidos en la función de planeación y evaluar para tomar medidas correctivas, si es necesario.

Tipos de Control

Control de sí o no. En el cual se detiene el proceso de ejecución y se hace depender su continuación de la decisión que se tome. El control de calidad por inspección es de esta naturaleza.

Control post-acción. En este caso se espera a que termine la ejecución, para proceder a aplicar el proceso normal de control. El control presupuestario es un ejemplo de este tipo de control.

Control prospectivo. En éste los resultados se pronostican antes de que termine la ejecución, seguidamente se calcula la desviación entre el resultado proyectado y el estándar y se toman las medidas correctivas anticipadamente. A esta clase pertenece el control estratégico.

Sistemas de control

Sistema de control por excepción. Según el principio de Pareto “en un conjunto de elementos que se van a controlar, un pequeño porcentaje en términos de causas es equivalente a un porcentaje grande en términos de efecto”.

Sistema de control preventivo. Este sistema busca aplicar las medidas correctivas antes que termine el periodo de actuación. Se compone de un pronostico del resultado probable seguido de una evaluación y corrección respectiva.

Sistema de información y control. El sistema de información es indispensable en el proceso de toma de decisiones; pero muy especialmente en los procesos de planeación y control.

Sistema de control empresarial. Se entiende por sistema de control empresarial al conjunto de todos los controles de la compañía y sus interrelaciones. Este sistema posee varias funciones tales como:

• Velar porque la gente no oriente su comportamiento hacia sus objetivos personales en detrimento de los objetivos organizacionales.

• Coordinar los esfuerzos de las diferentes partes de la organización, incluyendo un análisis de los sistemas de información para que se lleve a cabo la integración de la empresa.

• Garantizar la obtención de los objetivos de la organización, lo cual se puede lograr mediante la fijación de objetivos estratégicos, que arrastrarían todas las demás metas.

• Finalmente, el sistema debe proporcionar retroalimentacion para la identificación de problemas. En este sentido se requiere una operación continua de los sistemas de información.

2.8. Asignación de roles y/o funciones.

2.8. Asignación de roles y/o funciones.

Los expertos recomiendan separar roles e identificarlos para un trabajo en equipo más eficiente y productivo.

·         1. El Coordinador:.

Es capaz de generar sinergia en el grupo. Aclara y define las metas. Promueve la toma de decisiones. Coordina los esfuerzos de todos para alcanzar objetivos, aunque no ocupe el cargo de líder y es capaz de delegar. Brinda toda la información requerida, o indica dónde o con quién hablar para obtenerla. Genera un clima laboral agradable, de mutuo respeto, donde nadie se siente juzgado ni rechazado.

·         2. El Creativo:.

Aporta su imaginación y creatividad al equipo. Resuelve problemas difíciles. Es una persona llena de ideas, fuente de propuestas y sugerencias originales. Puede tener problemas para comunicarse y suele ignorar los detalles.

·         3. El Investigador:.

Es extrovertido y entusiasta. Busca oportunidades. Es comunicativo. Su papel principal es evitar que el equipo se quede estancado. Aporta ideas originales conocidas por sus lecturas, observaciones, experiencias u otras fuentes externas.

·         4. El Impulsor:.

Es un individuo retador y dinámico. Puede trabajar bajo presión. Tiene iniciativa y coraje para superar obstáculos. Su energía empuja a los demás para avanzar en el trabajo.

·         5. El Evaluador:.

Es serio y perspicaz. Percibe las oposiciones y juzga con exactitud. Analiza las ideas presentadas, valora sus pros y sus contras y proporciona instrumentos de análisis para que el equipo pueda decidirse por la alternativa más adecuada.

·         6. El Cohesionador:.

Es cooperador y apacible. Escucha a los demás y evita los enfrentamientos. Es sensible para identificar necesidades e inquietudes de los demás miembros. Sirve de puente en el manejo de conflictos.

·         7. El Implementador:.

Es el organizador práctico que transforma las decisiones y estrategias en tareas definidas y realizables, que los miembros del equipo puedan manejar.

·         8. El Finalizador:.

Se preocupa por lo que puede estar mal realizado y por los detalles para asegurarse de que se ha hecho todo; es el meticuloso del equipo, el que vela por no dejar nada que hacer.

·         9. El Especialista:.

Se interesa por una sola cosa a la vez. Cumple con sus obligaciones y aporta conocimientos técnicos específicos. Contribuye solamente cuando conoce del tema.

2.7. Equipos de trabajo colaborativos y a distancia.

2.7. Equipos de trabajo colaborativos y a distancia.

El trabajo colaborativo se define como aquellos procesos intencionales de un grupo para alcanzar objetivos específicos, más herramientas de dar soporte y facilitar el trabajo. Un ejemplo de esto son las Tecnologías de la información.

Este tipo de trabajo ha empezado a ser utilizado en educación ya que las Nuevas Tecnologías de la Información la Comunicación y la conectividad permite que usuarios físicamente distantes realicen un trabajo en conjunto en forma on-line pudiendo cada uno incorporar sus aportes siendo estos editados, modificados por los mismos usuarios en el mismo momento en forma interactiva.

En el marco de una organización, el trabajo en grupo con soporte tecnológico se presenta como un conjunto de estrategias tendientes a maximizar los resultados y minimizar la pérdida de tiempo e información en beneficio de los objetivos organizacionales.

TECNICAS PARA EL TRABAJO COLABORATIVO

 (A DISTANCIA)

2.1. PLATAFORMA VIRTUAL

Las plataformas virtuales, se refieren, a la tecnología utilizada para la creación y desarrollo de cursos o módulos didácticos en la Web (sibal)que se usan de manera más amplia en la Web 2.0. mejora de la comunicacion aprendizaje-enseñanza.

2.2. VIDEOS CONFERENCIAS

Videoconferencia o videollamada es la comunicación simultánea bidireccional de audio y vídeo, que permite mantener reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados entre sí. Adicionalmente, pueden ofrecerse facilidades telemáticas o de otro tipo como el intercambio de gráficos, imágenes fijas, transmisión de ficheros desde el ordenador, etc.

2.3. FORO

EL FORO COMO HERRAMIENTA DIDACTICA:

El foro surge en el mundo de la informática, y su dinámica consiste en crear ua página wet, con el fin de interactuar de manera intelectual sobre un tema en particular, o temas asignados por el facilitador.

2.4.  EL BLOG

Un blog (en español, sin comillas ni cursiva, también bitácora digital, cuaderno de bitácora,ciberbitácora, ciberdiario, o weblog ) es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, apareciendo primero el más reciente, donde el autor conserva siempre la libertad de dejar publicado lo que crea pertinente.

2.5. VIDEOS ONLINE

Las cifras de Vídeo Online siguen aumentando, es el sector de mayor crecimiento en consumo y de mayor crecimiento de inversión en la red. El Vídeo Marketing es mucho más que una moda o una simple tendencia, en él las empresas, marcas y anunciantes encuentran un retorno de su inversión que se traduce en mayores visitas as sus sitios web y en más ventas. 

2.6. Agilidad en los equipos de trabajo.

2.6. Agilidad en los equipos de trabajo.

A. CONCEPTOS DE GRUPO Y DE EQUIPO.

A través de la descripción de un grupo, vamos a ver como se precisa un equipo de trabajo.

Un grupo de trabajo es un conjunto de personas que interactúan entre sí, en el seno del trabajo, para compartir información y tomar decisiones, a fin de ayudar a cada miembro a desarrollarse dentro de su área de responsabilidad. Nos damos cuenta, con esta definición, que un grupo de trabajo se puede entender como un sistema abierto compuesto de subsistemas conductuales mutuamente interdependientes. Son subsistemas que no solamente se afectan entre sí, sino que además responden a influencias exteriores. El tamaño de un grupo no es predefinido, no sabemos si con diez, cien o mil personas el grupo será más o menos eficaz.

Por lo tanto, éste estará limitado por las posibilidades de interacción y conocimiento mutuos.

Hay que añadir, por último, que todo conjunto de personas no tiene porqué formar un grupo. En efecto, si un grupo no interacciona aunque exista un conocimiento mutuo, como es el caso de una asociación o un sindicato, no sería considerado como tal. En cambio, un comité, una junta o una comisión si pueden considerarse como grupo.

B. NATURALEZA Y CARACTERISTICAS DE UN EQUIPO DE TRABAJO.

Después de haber precisado como se organiza un grupo, podemos ver el concepto de equipo. Un equipo de trabajo es un grupo pequeño compuesto por personas que están en contacto directo, colaboran entre sí y se han comprometido a llevar a cabo un objetivo común mediante una acción coordinada, que forma parte del trabajo de la organización de la que ellos son responsables.

Esta definición nos lleva a exponer cinco prioridades intrínsecas al grupo de trabajo: es una unidad, permanente o temporal, relativamente independiente y autónoma, aunque mantiene una dependencia hacia otros departamentos de la empresa o de la unidad jurídica dentro de la cuál actúa dicho equipo.

Además, los equipos de trabajo interactúan entre sí mismos laboralmente de forma colectiva para obtener metas comunes. Interacción que va a generar sinergías positivas mediante los esfuerzos coordinados. Este hecho induce a la aparición de responsabilidades, no solamente individuales, sino también mutuas entre los miembros del equipo.

Hay cinco principios claves para formar un verdadero equipo de trabajo que sea lo más eficiente posible. Estos son los siguientes:

·  Definir los equipos desde el punto de vista de las oportunidades de actuación.

·  Asignar los miembros del equipo basándose en las capacidades, no en el status.

·  Elegir a los líderes basándose en las actitudes y creencias, no en la antigüedad o en el cargo.

·  Establecer, con claridad, las responsabilidades tanto individuales como colectivas.

·  Generar sinergías positivas por medio de esfuerzos coordinados.

Cuando en un grupo podemos rastrear estos cinco elementos, podemos denominarlo equipo de trabajo.

De este modo, podemos decir que todo equipo es un grupo, pero no todo grupo es un equipo. En efecto, definir un equipo o un grupo de trabajo no es cosa sencilla, lo único que sabemos es que en un equipo de trabajo hay una mejor armonización de las competencias o habilidades de cada miembro por la consecución de una meta común.

Cinco elementos son también los que pueden ayudarnos a esbozar una definición de equipo:

·  El equipo es un grupo de personas.

·  Esta dotado de una finalidad común.

·  Posee una existencia propia.

·  Tiene un dinamismo y una historia propios.

·  Depende estrechamente de las relaciones interpersonales que se establecen entre sus miembros.

Cuando podemos afirmar la existencia de un equipo de trabajo dentro de una organización, éste permite llevar a cabo acciones importantes cuando:

·  No tiene que ser un individuo solo quien solucione el problema sino un equipo mediante diferentes juicios.

·  Es un trabajo complejo donde hay que repartir las tareas entre los diferentes miembros del equipo.

·  Es una situación de riesgo con decisión extrema, un equipo es más creativo e innovador que una persona sola.

C. VENTAJAS DEL TRABAJO EN EQUIPO.

El equipo no siempre se va a mostrar superior al individuo, ni tampoco al grupo autocrático, aunque en momentos concretos cuando se dan objetivos limitados, puede existir en el comportamiento no democrático. Pero a largo plazo, los grupos participativos tienen, sin duda, niveles de eficacia más altos que los de los individuos autónomos o de los grupos autocráticos.

De manera concreta, las principales ventajas que los sistemas de trabajo en equipo presentan con respecto a la empresa son las siguientes:

·         Un mayor nivel de productividad mediante una mejor integración de las personas que estarán, luego, más motivadas.

·         Una atmósfera de trabajo estimulante gracias a las mejores relaciones entre los miembros, al conocer el objetivo común.

·         Comunicación más eficaz debido a un sistema de comunicaciones directo y a la reducción de la intimidad de los miembros.

·         División más precisa del trabajo para cada miembro competente en una tarea precisa.

2.5. Importancia de la comunicación.

2.5. Importancia de la comunicación.

"Sin comunicación no hay trabajo en equipo, ni es posible ejercer el liderazgo, tampoco hay atención de clientes o público, ni relaciones humanas hacia dentro o fuera de la empresa. Eso en lo laboral, qué decir de lo individual, sin comunicación no hay autoestima, familia, autocontrol, ni desarrollo personal".

Fernando Barraza

La comunicación en una organización es de gran importancia, ya que gracias a ésta el trabajo en equipo es mas eficiente, ayuda a tener un armonioso ambiente laboral donde los malentendidos disminuyen y se logran mejores resultados dentro de las diferentes áreas. En consecuencia, se tiene una alta productividad en las mismas, lo que se resume en una organización fuerte, sólida y en crecimiento.

La actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, al relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la medida en que las organizaciones y las relaciones entre ellas se han hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas relaciones.

 "La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de metas fijas." (Bonilla Gutiérrez, 1988.)

 En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus compañeros. Gracias a la comunicación, los individuos que integran la organización logran entender su papel dentro de ella, y así ofrecen mejores resultados respecto a su actividad.

2.4. Equipos jerárquicos VS equipos democráticos.

2.4. Equipos jerárquicos VS equipos democráticos.

El equipo jerárquico esta organizado deforma de ramificación, existe gente superior que otras personas.- Tienen puestos bien definidos, existen personas que están mas arriba que otras(nivel jerárquico) y por lo tanto sus opiniones cuentan mas. Los integrantes con grados mas altos deciden mientras los integrantes con menos jerarquías solo acatan ordenes.

En el equipo democrático existe una igualdad ante todos, trabajan de la misma manera.- Se basa en la igualdad de sus integrantes, mas que nada en la toma de decisiones. En estos equipos todas las opiniones cuentan por igual y la decisión de la mayoría es definitiva

2.3. Estilos de gestión de los equipos de trabajo.

2.3. Estilos de gestión de los equipos de trabajo.

A la hora de dirigir un grupo de personas en una empresa u organización, es importante identificar el estilo de dirección que se va a aplicar, en función del tipo de trabajo y de la capacidad de los colaboradores.

Dicho estilo de dirección contribuirá en gran medida a la consecución de los objetivos y al clima laboral de la empresa.

Podemos diferenciar los siguientes estilos de dirección:

1. Estilo Autocrático:

El jefe impone las normas y sus criterios, sin consultar con sus subordinados. Es el jefe quien diseña, planifica y asigna el trabajo. El grado de autoridad es muy elevado y suele generar ambientes de trabajo tensos.

2. Estilo Paternalista:

Establece una actitud protectora con los subordinados, interesándose por sus problemas.

No obstante, es el jefe el que toma las decisiones y ejerce la máxima autoridad.

3. Estilo Laissez faire:

El jefe no interviene en las decisiones, no motiva, no da instrucciones de trabajo, deja libertad de actuación a los empleados, los cuales realizan libremente su trabajo, tomando sus propias decisiones.

Este tipo de dirección conduce a un desconcierto generalizado, al no estar definidas las pautas de trabajo.

4. Estilo Democrático:

El directivo mantiene un equilibrio entre autoridad (dando orientaciones y marcando pautas) y la libertad de los empleados, que participan en la toma de decisiones.

Contribuye a crear un clima agradable de trabajo, aunque no siempre es eficiente.

5. Estilo Burocrático:

La organización establece una estructura jerárquica, con normas, pautas de actuación rígidas, de manera que todo se debe desarrollar conforme a las mismas.

6. Estilo Institucional:

El directivo se adapta a la situación de trabajo. Es un buen comunicador, tolerante, con confianza en sus colaboradores que procura fomentar la participación y sabe recompensar el trabajo realizado.

2.2. Gestión de equipos de trabajo.

2.2. Gestión de equipos de trabajo.

DEFINICION DE GESTION: En términos generales, por el término de gestión se referirá a la acción y al efecto de administrar o gestionar un negocio. A través de una gestión se llevarán a cabo diversas diligencias, trámites, las cuales, conducirán al logro de un objetivo determinado, de un negocio o de un deseo que lleva largo tiempo en carpeta, como se dice popularmente.

DEFINCION DE EQUIPO DE TRABAJO: EL grupo de personas que se organiza para alcanzar un objetivo común recibe el nombre de equipo. Se conoce como trabajo, por otra parte, al esfuerzo humano y a la actividad productiva por la cual se recibe una remuneración.

Estas definiciones nos permiten acercarnos al concepto de equipo de trabajo, que es el grupo de trabajadores dirigidos por un gerente. Este equipo trabaja en pos de los objetivos de la organización.

Gestión de equipos de trabajo: El ejemplo En un quirófano, en una operación complicada de oncología, como el cáncer de estómago está el cirujano, que es el jefe y el líder. Además están el anestesista, el anatomopatólogo, los instrumentistas, y las enfermeras especializadas. Veamos por qué la forma de trabajar de este equipo es un buen ejemplo para la empresa en el mundo de hoy. Cada uno se dirige a sí mismo El anestesista comienza tomando la decisión con respecto a la anestesia y ponerla. La tiene que tomar solo porque nadie, ni su jefe, saben lo que tiene que hacer. La primera conclusión es que en una empresa con una Cultura de Alto Rendimiento el director tiene que tener colaboradores que se auto dirijan, se organicen, planifiquen, establezcan sus objetivos, tomen sus decisiones, se responsabilicen y logren buenos resultados. Si usted tiene colaboradores que no saben más que usted de muchas cosas, no le son útiles. Como corolario, nótese que no es que sólo se tenga que dirigir cada uno a sí mismo, sino que además resultaría muy difícil que alguien externo pudiera dirigirlo eficazmente. La información es responsabilidad Inmediatamente el anestesista tiene que informar “personalmente” al cirujano y a todo el equipo de la situación de la anestesia y también tiene que recibir información “personal” de los instrumentistas, que suelen ser ingenieros que manejan equipos complicados. Toda esta información crítica es “ascendente”, del anestesista al cirujano; y luego en todos los sentidos. Aquí es evidente que si la información no fluye bien, el paciente se puede morir.

2.1. Liderazgo.

2.1. Liderazgo.

El liderazgo es la capacidad de comunicarse con un grupo de personas, influir en sus emociones para que se dejen dirigir, compartan las ideas del grupo, permanezcan en el mismo, y ejecuten las acciones o actividades necesarias para el cumplimiento de uno o varios objetivos.

Un líder es mucho más que un jefe. Los subordinados a un jefe podrán dejarse dirigir, pero quizás no compartan las ideas del jefe o de la organización. Un subordinado podría obedecer a su jefe, pero estar pensando en salirse del grupo para irse a otra que más le convenga. Las instrucciones de un líder son ejecutadas por el grupo con el convencimiento de que su cumplimiento son lo mejor para la mayoría.

La propia definición de liderazgo enumera ya varias características:

1. Capacidad de comunicarse. La comunicación es en dos sentidos. Debe expresar claramente sus ideas y sus instrucciones, y lograr que su gente las escuche y las entienda. También debe saber "escuchar" y considerar lo que el grupo al que dirige le expresa.

2. Inteligencia emocional. Salovey y Mayer (1990) definieron inicialmente la Inteligencia Emocional como -la habilidad para manejar los sentimientos y emociones propios y de los demás, de discriminar entre ellos y utilizar esta información para guiar el pensamiento y la acción.- Los sentimientos mueven a la gente, sin inteligencia emocional no se puede ser líder.

3. Capacidad de establecer metas y objetivos. Para dirigir un grupo, hay que saber a dónde llevarlo. Sin una meta clara, ningún esfuerzo será suficiente. Las metas deben ser congruentes con las capacidades del grupo. De nada sirve establecer objetivos que no se pueden cumplir.

4. Capacidad de planeación. Una vez establecida la meta, es necesario hacer un plan para llegar a ella. En ese plan se deben definir las acciones que se deben cumplir, el momento en que se deben realizar, las personas encargadas de ellas, los recursos necesarios, etc.